4 consigli per scegliere il miglior sistema di Comunicazione Unificata

Autore Ilaria Cerioni

Mi dedico al reparto di digital marketing, affiancando il settore commerciale nello sviluppo di una strategia marketing vincente. Da sempre affascinata dalla tecnologia e da tutto ciò che è ad essa collegata, durante gli studi universitari ho approfondito molti aspetti psicologici del marketing, effettuando studi anche nell’ambito del neuromarketing.

12 Luglio 2021

Hai mai pensato alla possibilità di rendere la tua impresa più snella, agevole e in generale più smart?

Viviamo in un periodo in cui l’alfabetizzazione digitale non è semplice e tra termini inglesi e acronimi criptati spesso si tende a creare molta confusione; la soluzione, però, è dietro l’angolo: se vi dicessi, infatti, che basterebbe investire in un sistema di comunicazione innovativo per raggiungere questi obiettivi?

È qui che entra in gioco la Comunicazione Unificata, ovvero, l’insieme di tutte le forme di comunicazione aziendali inserite all’interno di un unico contesto. Grazie alla Comunicazione Unificata le aziende diventano in grado di connettere le persone alle persone e le persone alle informazioni, in qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e attraverso qualsiasi strumento.

A livello pratico la Comunicazione Unificata permette di chiamare, chattare, videochiamare, condividere documenti e schermi dei pc, condividere lo stato dei collaboratori (se sono occupati, disponibili o assenti), condividere rubriche strutturate e personalizzabili, sincronizzate con eventuali software gestionali integrati, misurare e valutare le chiamate perse e l’efficacia dei collaboratori e molto altro ancora. Il tutto è accessibile da un’unica piattaforma e da qualsiasi strumento a disposizione, che si tratti del PC, dello smartphone o del tablet.

L’implementazione di questo sistema all’interno della propria impresa non solo permette di abbattere drasticamente numerosi costi legati al mantenimento dei vecchi sistemi telefonici, tra cui, per esempio quelli legati alla loro manutenzione, ma permette anche di semplificare le comunicazioni all’interno dell’azienda e di supportare gli operatori nelle relazioni con l’esterno.

Non tutti i sistemi di Comunicazione Unificata, però, sono uguali: ci sono dei fattori che vanno tenuti in considerazione per poter scegliere la soluzione migliore e non rischiare di buttare via i soldi.

  • È innanzitutto importante scegliere un sistema di Comunicazione Unificata che sia alla portata di tutti gli utenti. I dipendenti, normalmente, hanno età e background diversi: non tutti sono utenti informatici di livello avanzato. La prima e più importante differenza che contraddistingue un buon sistema di Comunicazione Unificata è, dunque, l’esperienza dell’utente (o user experience): i dipendenti dovrebbero essere in grado di iniziare da subito a sfruttare appieno le funzionalità, quelle di base come quelle avanzate, avendo un bisogno minimo o nullo di ulteriore formazione. Per intenderci, sfruttare un sistema di Comunicazione Unificata non dovrebbe essere più difficile che utilizzare un browser o uno smartphone.
  • In secondo luogo, è importante scegliere un sistema di Comunicazione Unificata che sia veramente “unificato”, ovvero che racchiuda tutte le funzionalità all’interno di un’unica piattaforma. Sistemi che richiedono l’installazione di un certo numero di componenti aggiuntivi per l’implementazione di ogni funzione non sono nemmeno da prendere in considerazione: al posto di semplificare l’esperienza dell’utente, la complicano. La soluzione migliore è, dunque, scegliere un sistema di Comunicazione Unificata su browser, in cui tutte le funzionalità (chiamate, chat, videoconferenza) risultano accessibili dalla stessa interfaccia web.
  • Altrettanto importante è scegliere un sistema che rispetti le prospettive del business, stando attenti a non scegliere un sistema che diventi presto obsoleto. Le caratteristiche di cui non si sente la necessità oggi potrebbero diventare importanti per l’azienda in futuro. È importante, quindi cercare un buon equilibrio tra innovazione e stabilità e investire in un sistema progettato per il supporto di WebRTC (ovvero quella tecnologia che consente ai browser il trasferimento in tempo reale di audio video e dati, senza bisogno di installare alcun elemento aggiuntivo). Se la Comunicazione Unificata è sempre stata definita come uno strumento per semplificare la comunicazione interna e aumentare la produttività sul posto di lavoro, grazie al supporto WebRTC questa diventa un mezzo efficace per l’acquisizione di nuovi clienti e il miglioramento dei servizi per quelli esistenti.
  • Infine, un buon sistema di Comunicazione Unificata che si rispetti deve permettere di integrare strumenti già presenti e utilizzati in azienda, come per esempio i software gestionali o le applicazioni CRM, in modo da aumentare notevolmente la produttività dei dipendenti e automatizzare le operazioni quotidiane.

Grazie all’esperienza maturata negli anni siamo in grado di proporre il sistema di Comunicazione Unificata che più si adatta alle esigenze della vostra azienda. Per scoprire quanto sia efficace o per analizzare la vostra realtà e capire quale sia la soluzione migliore per voi avete a disposizione tutta l’esperienza di A.E.G., non esitate a contattarci!

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