Comunicazione Unificata
Unified Communication
La Comunicazione Unificata o Unified Communication è un sistema che integra tutte le forme di comunicazione aziendali in un unico contesto.
L’implementazione di questo sistema nell’Impresa permette di semplificare il processo comunicativo, portando a migliore la collaborazione tra i lavoratori.
Se utilizzata nella sua integrità, la Comunicazione Unificata porta enormi vantaggi alle aziende.
diventando una realtà
Le organizzazioni hanno bisogno di trasformare l’attuale forza lavoro, renderla più efficiente, più smart, nonché di renderla soddisfatta e gratificata di rimanere in azienda ed allo stesso tempo, d’attrarre dei nuovi talenti.
Nell’odierna economia digitale in rapida evoluzione, le organizzazioni di ogni dimensione e tipo, devono evolversi continuamente per affrontare le sfide della globalizzazione e la continua ricerca del “vantaggio competitivo”.
Il successo dipende da riuscire ad abilitare gli utenti, sia che essi siano clienti, dipendenti o partner, ad una nuova modalità di lavoro, di tipo “flessibile”.
Il numero degli utenti social mobili dovrebbe raggiungere i 2,5 miliardi entro i prossimi due anni e il 75% dei responsabili delle decisioni IT attualmente considerano la mobilità aziendale una delle cinque priorità principali. Ora più che mai, il responsabile dei sistemi informativi deve connettere le persone alle persone e le persone alle informazioni, ovunque, in qualsiasi luogo, in qualsiasi momento e in qualsiasi modo abbiano bisogno di lavorare. Una strategia di comunicazione unificata di successo, consente di ottenere un’esperienza utente uniforme e coerente su più dispositivi e connessioni. Semplifica le relazioni con clienti, fornitori e partner, unendo l’azienda e i suoi utenti in più aree geografiche, siti e stabilimenti. Le organizzazioni di successo devono raggiungere e mantenere un ambiente di lavoro agile nel rispondere a driver di mercato dinamici e abile nel supportare stili di lavoro ed esperienze moderni.
I dirigenti informatici delle aziende devono essere responsabili dell’introduzione di soluzioni tecnologiche che aiutino ad abbattere la suddivisione tra comparti, aumentare la collaborazione tra team, promuovere l’esperienza del cliente end-to-end e coinvolgere più profondamente con i clienti.
I team sono sempre più distribuiti geograficamente e richiedono un’esperienza continua di connessione a clienti e colleghi tramite gli opportuni dispositivi. Il 75 per cento dei lavoratori e l’87% dei professionisti a tempo pieno, affermano che il lavoro flessibile ha aumentato la propria soddisfazione sul lavoro.
La capacità di supportare la mobilità e lo smart working è un obiettivo aziendale fondamentale per la comunicazione unificata.
Promuovere l’agilità, flessibilità e lo smart
Con il volume e la velocità dei cambiamenti che incidono sulle organizzazioni aziendali odierne, la loro capacità di prendere rapidamente le giuste decisioni è diventata fondamentale per le aziende. Collegando persone e informazioni, la comunicazione unificata consente alle organizzazioni di agire con decisione e di migliorare le capacità collaborative delle sue persone.
Un recente sondaggio ha rivelato che le aziende che hanno consentito un processo decisionale più veloce ed informato mostrano una crescita dei ricavi quasi doppia ed una crescita dell’utile lordo quasi 2,5 volte superiore, rispetto ad aziende simili che adottano, un approccio meno pionieristico.
Il 75% delle aziende concordano sul fatto che gli strumenti di collaborazione online saranno “importanti” o “in qualche modo importanti”, per la propria attività nei prossimi 14 mesi e il 97% delle aziende che utilizzano comunicazione unificata dichiarano di essere in grado di servire più clienti ed in modo più efficiente.
Unified Communication
nelle Aziende Italiane
Cos’è la Comunicazione Unificata o Unified Communication? Banalizzando, sono tutte le forme di comunicazione aziendali, in un unico contesto.
In pratica è la convergenza di tutte le attività di comunicazione, quali: Chiamate, Chat, Video Chiamate, Condivisione Desktop PC, Condivisione File, Video Conferenza, ovunque, in qualsiasi luogo, sia in azienda, che in mobilità, con qualsiasi interlocutore, sia interno che esterno, con clienti, con fornitori, con collaboratori, il tutto su uno strumento unico, con una unica interfaccia a prescindere dallo strumento fisico (PC/Smartphone/Cuffia/Telefono fisso). E’ l’estensione tecnologica ed evolutiva del vecchio centralino telefonico con il numero fisso aziendale, che ora non ha più una collocazione “fisica”, solo all’interno dell’azienda e non ha più il limite di poter fare solo le classiche chiamate. Ora la chiamata sul numero fisso dell’azienda, si riceve sul PC o sulla cuffia o in mobilita sullo Smartphone, si risponde, e si può “passare la chiamata” a qualsiasi collaboratore anche se questo non è in azienda o è presente in un altro stabilimento aziendale, senza che l’interlocutore iniziale sia informato di questo passaggio. Si può passare istantaneamente dalla modalità “Chiamata”, a quella di Chat, a quella di Video Chiamata, a quella di Condivisione schermo PC, con il vantaggio di rendere agevole e snella la comunicazione ed impegnando meno gli interlocutori, che nel frattempo possono svolgere altre attività lavorative.
Ad esempio l’impiegata amministrativa, mentre svolge la sua normale attività di redazione dei documenti contabili, riceve la Chat di un suo cliente che le chiede i dettagli del prezzo di un articolo, presente su un DDT di vendita, l’impiegata riesce, tramite la Chat, che è meno invasiva della chiamata, a fornire le informazioni, scrivendo direttamente sul suo PC, al suo cliente e condividendo lo schermo del PC dove sta visualizzando il DDT di vendita, che ha cercato e visualizzato sul gestionale aziendale ERP, con i dettagli del prezzo e magari mandargli direttamente il file del documento, il tutto in pochi istanti, il tutto limitando l’interruzione del suo lavoro.
Altro esempio, l’azienda riceve la chiamata di un cliente, ma questo ha bisogno di conoscere un dettaglio tecnico del prodotto da acquistare e pertanto l’impiegata deve inoltrare la chiamata direttamente al consulente tecnico o il titolare, che però sono fuori sede, magari nell’altro stabilimento, il tutto senza dover comunicare il numero del cellulare del titolare o del consulente tecnico e senza che il cliente si accorga di nulla ed inoltre sfruttando la “presence”, l’impiegata può preventivamente prima di passare la chiamata, verificare lo “stato” del titolare o del consulente tecnico se è “libero” o “impegnato in altra comunicazione” o è nella modalità “non disturbare”, il tutto senza fare tentativi o chiamate a vuoto, senza perdere tempo e lasciare il cliente in estenuanti attese telefoniche.
Comunicazione Unificata, ovvero: Snella, Smart, Agevole, con tutti i soggetti ed in ogni luogo.
in Italia
Partendo da questa premessa abbiamo cercato di capire quanto effettivamente sia utilizzata tra le aziende italiane ed è emerso che il 47% dichiara di non conoscere la Comunicazione Unificata come servizio per le aziende. Il 28% la conosce, ma non la utilizza ed invece il 20% l’ha già implementata e la utilizza.
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NON CONOSCE
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CONOSCE, MA NON UTILIZZA
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UTILIZZA
Gli utenti che dichiarano di conoscere la Comunicazione Unificata, ma di non utilizzarla hanno selezionato come vantaggioso la possibilità di comunicare attraverso la Messaggistica istantanea (57,1%), avviare una Condivisione di Desktop PC e di File (50%) con i propri collaboratori o clienti esterni e creare Chat di gruppo (42,9%). Apprezzata anche l’opportunità di condurre Meeting virtuali e Audioconferenze (39,3%). Si tratta di strumenti di collaborazione integrati che permettono una comunicazione più veloce ed efficace.
- Messaggistica Istantanea 57%
- Condivisione Desktop e File 50%
- Chat di Gruppo 43%
- Sale Riunioni Virtuali 39%
Utenti che conoscono la Comunicazione Unificata
A questo segmento di utenti è stato chiesto inoltre quali fossero, secondo loro, i motivi per cui un’azienda dovrebbe investire in un sistema di Comunicazione Unificata: gran parte ha convenuto che una maggior produttività (78,6%), il risparmio di tempo (75%) e la possibilità di lavorare in mobilità (46,4%) siano dei vantaggi incisivi per il miglioramento e la fluidità delle proprie attività.
Come si può notare, quindi, comunicare non è più solo telefonare.
Sempre più aziende richiedono più modalità di comunicazione per svolgere il proprio lavoro e ciò emerge anche dalle risposte di chi utilizza già un sistema di Comunicazione Unificata in azienda. Il 75% di loro, infatti, dichiara che la Messaggistica Istantanea sia la funzionalità più utilizzata dopo l’E-mail (85%). Apprezzata è anche la possibilità di condurre Videoconferenze (65%), di comunicare attraverso Chat di gruppo (65%) e di condividere con tutti il desktop del PC ed i file (60%). I dati mostrano che la Messaggistica Istantanea ha superato in termini di frequenza d’uso altri strumenti più tradizionali, come il Telefono fisso, suggerendo che le persone preferiscono scrivere direttamente un messaggio ai propri collaboratori, in modo più rapido e semplice della mail e più efficiente delle chiamate.
Coloro che la utilizzano, infatti, hanno già riscontrato diversi vantaggi: il 70% degli intervistati ha visto migliorare il proprio lavoro in mobilità, riuscendo ad accedere agli strumenti aziendali da qualunque dispositivo potendo chiamare, mandare messaggi, fare una videoconferenza, condividere lo schermo o dei file e molto altro. La stessa percentuale ha riconosciuto di risparmiare tempo che può essere investito in altre attività. Incisiva è anche la quantità di intervistati che ha aumentato la propria produttività (65%) e che ha constatato inoltre la riduzione dei costi di comunicazione e di viaggio (60%).
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RISPARMIO TEMPO
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LAVORO IN MOBILITA'
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PRODUTTIVITA'
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RIDUZIONE COSTI
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L’e-mail 99,7%, risulta essere il canale più utilizzato in azienda per scambiarsi informazioni, seguita dal Pc come secondo strumento più usato.
L’89,8% utilizza il cellulare, che può essere sintomo della presenza di lavoro in mobilità.
Il 44,4% usa il centralino digitale e il 20% dichiara di utilizzare un centralino analogico.
- e-mail 99,7%
- Cellulare 89,8%
- Centralino Digitale 44,4%
- Centralino Analogico 20%
Non tutte le funzionalità della Comunicazione Unificata o Unified Communication, infatti, risultano sfruttate appieno da chi la utilizza, ma le sue potenzialità offrono ancora più benefici.
Per esempio, è sottovalutata la Presence, funzione che permette di sapere lo stato di disponibilità dei propri collaboratori, fondamentale per evitare ulteriori sprechi di tempo. Vedo istantaneamente se l’utente è libero, invece di scoprirlo solo dopo averlo chiamato ed aver perso tempo.
Inoltre, utilizzare un sistema di Comunicazione Unificata permette di collaborare in completa sicurezza, perché i propri dati aziendali sono costantemente protetti. Al contrario, è pericoloso utilizzare in azienda strumenti consumer e non business poiché non soddisfano i requisiti minimi di sicurezza delle proprie informazioni.
In pratica, la scelta di utilizzare la Comunicazione Unificata ha permesso alle aziende di potenziare il proprio business, incrementando la loro produttività e competitività.
In conclusione
In conclusione, il servizio di Comunicazione Unificata risulta essere ancora poco utilizzato nelle aziende italiane, ma coloro che lo hanno implementato nella loro azienda, riconoscono che abbia contribuito a risparmiare tempo, che può essere investito in altre attività, a potenziare il loro business, aumentando la loro produttività, competitività e differenziandoli dai loro competitor e rendendoli più vincenti a parità di prodotto o servizio.
Un altro elemento chiave emerso è la possibilità di usufruire di un’unica soluzione che permetta di chiamare, inviare messaggi, fare una videoconferenza, condividere lo schermo o i documenti e molto altro.
In Italia non siamo in ritardo a livello tecnologico, per cui è tutto pronto, ma nella mentalità imprenditoriale, che non ha ancora visto ciò che altri hanno già scoperto, cioè il valore della Comunicazione Unificata per aumentare di fatto la produttività dell’azienda.
Si nota dunque un “gap” in molti imprenditori che non conoscono o non riconoscono ancora come certi strumenti incrementino il loro business, in qualsiasi settore.
“Comunicare non è più solo telefonare”
Sempre più aziende richiedono più modalità di comunicazione per svolgere il proprio lavoro.
“Servire più clienti ed in modo più efficiente“
“La distanza è un concetto superato”
Se qualsiasi luogo è connesso istantaneamente con il resto del mondo, il concetto di spazio di lavoro diventa relativo.
Perché serve ancora recarsi in ufficio, quando l’ufficio può venire da te?
La Comunicazione Unificata di A.E.G.
migliora la collaborazione in tutta l’azienda, per consentire nuovi modi di lavorare, realizzare il cambiamento culturale e guidare l’agenda digitale.
La Comunicazione Unificata
unisce più canali di comunicazione, come voce, video, messaggistica istantanea ed e-mail, su un’unica piattaforma sempre disponibile, aiuta i clienti ad aumentare la produttività e migliorare l’esperienza utente.
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